Quando se fala de Gestão de Portfólios Lean, existem vários fatores a serem trabalhados para que se tenha uma clara visão de onde a organização colocará seu investimento/esforços, em que uma alternativa de ferramenta que gosto muito, quando se busca uma priorização do portfólio, é o WSJF (Weighted Shortest Job First).

O WSJF tem sua origem na teoria das filas e foi oferecido pela primeira vez por Donald Reinertsen em seu livro “Principles of Product Development Flow” para otimizar o processo de desenvolvimento de produto da perspectiva dos gerentes de produto.

É um índice calculado através do custo do atraso de uma determinada iniciativa/demanda, dividido pela duração para o desenvolvimento da mesma.

Custo do atraso é “uma forma de comunicar o impacto do tempo sobre os resultados que esperamos alcançar”. É obtido através do valor de negócio que a iniciativa proporciona, somada a criticidade de prazo de entrega, mais o quanto a solução irá reduzir um determinado risco ou impulsionar uma oportunidade.

Muitas vezes o grande desafio para as organizações está em como valorar os fatores que compõem o custo do atraso. O uso do Fibonacci se torna uma boa prática para apoiar nesse processo, possibilitando uma mesma base de avaliação para todos os itens de trabalho. Podem ser usados os seguintes parâmetros, que apresento com base na minha experiência em preparação e priorização de backlog para PI planning (SAFe):

1.    Valor para o Negócio: Qual é o valor relativo para o cliente ou empresa? Nossos usuários preferem isso? Qual é o impacto da receita em nosso negócio? Existe uma penalidade potencial ou outro impacto negativo se atrasarmos?

Costumo considerar OKRs (Objective Key Results) para esse item, com os seguintes pesos:

0 –       Não se aplica

1 –       Muito baixo

3 –       Baixo

5 –       Médio

8 –       Alto

13 –     Muito Alto

21 –     Extremamente Alto

2.    Criticidade de Prazo: O valor do usuário / negócio diminui com o tempo? Existe um prazo fixo? Eles vão esperar por nós ou mudar para outra solução? Existem marcos no caminho crítico impactado por isso? Qual é o efeito atual na satisfação do cliente?

0- Não se aplica

1 – Valor do negócio diminui com o tempo ou não impacta na satisfação do Cliente

3 – Não ter o item disponível tem baixo impacto na satisfação do Cliente e não há um prazo fixo

5 – Não ter o item disponível tem médio impacto na satisfação do Cliente e não há um prazo fixo

8 – Não ter o item disponível tem alto impacto na satisfação do Cliente ou nos negócios. Não há um prazo fixo

13 – Não ter o item disponível tem impacto muito alto na satisfação do Cliente ou nos negócios. É um item marco/dependência para outros itens de alto valor para o Cliente ou Negócio. Podendo ou não ter prazo fixo com data posterior a do trimestre em avaliação.

21 – Tem prazo fixo no Trimestre atual

3.    Redução de Riscos/Habilitador de Oportunidade: O que mais isso faz pelo nosso negócio? Isso reduz o risco desta ou de uma entrega futura? Existe valor nas informações que iremos receber? Esse recurso possibilitará novas oportunidades de negócios?

0- Não se aplica

1 – Não se aplica (N/A)

3 – Muito Baixo impacto como redutor de Riscos/Habilitador de Oportunidade

5 – Baixo impacto como redutor de Riscos/Habilitador de Oportunidade

8 – Médio impacto como redutor de Riscos/Habilitador de Oportunidade

13 – Alto Impacto. como redutor de Riscos/Habilitador de Oportunidade

21  – Muito Alto impacto como redutor de Riscos/Habilitador de Oportunidade

4.    Tamanho do Item: Importante lembrar que se refere ao conjunto de critérios como complexidade, esforço e dependências entre os times. Costumo usar o T-Shirt Size como referência:

0 – Não se Aplica

1 – PP – Menos de 1 Iteração

3 – P – 1 Iteração

8 – M – 2 a 3 Iterações

13 – G – 4 Iterações a 1 Trimestre

21 – GG – Mais de 1 Trimestre

Nesse exemplo, as iterações tem o time box de 2 semanas

Um critério adicional, que costumo utilizar na priorização de um backlog, é se tem algum prazo legal ou mandatório, que torna o item de trabalho obrigatório, independente dos demais critérios de priorização.

Importante lembrar que o WSJF traz a visão do backlog priorizado, indicando aos times a ordem dos itens a serem avaliados durante a PI Planning,ou ainda nas suas plannings ou replenishments. Nessas cerimônias é que os times irão se comprometer com a sequência de desenvolvimento de cada item de trabalho, levando em conta capacidade de entrega e negociações de dependências com outros times.

Compartilho um template em Excel que utilizei algumas vezes para a priorização de portfólio de Programa, antes de ser adotado o Jira Align: https://1drv.ms/x/s!ArgWaYEiZFWw7DjeCWelrBNY0mmw?e=Ia3Qc3

Podem utilizar à vontade e sugestões de melhorias são bem vindas!

Artigo original do Linkedin –   https://www.linkedin.com/pulse/wsjf-na-pr%C3%A1tica-carla-krieger/